Professions libérales & santé
Standard téléphonique IA pour notaires et études
Aucun appel de client, confrère ou agence ne reste sans réponse à l'étude
Entre deux rendez-vous de signature, une réunion de succession délicate et un dossier de vente à boucler avant l'expiration du compromis, le téléphone de l'étude sonne dans le vide. L'acquéreur qui veut confirmer la date de l'acte authentique, l'agence qui relance sur une pièce manquante, l'héritier inquiet du partage : chacun tombe sur une ligne occupée ou un message vocal que personne ne réécoute avant le lendemain. Mankovoice décroche à votre place, comprend s'il s'agit d'une vente, d'une donation ou d'une demande de rendez-vous, et vous transmet un compte-rendu clair : motif, degré d'urgence, coordonnées et rappel souhaité.
Vous choisissez le niveau qui convient à votre organisation. La formule répondeur intelligent prend le message, le transcrit et le résume pour que le clerc ou le notaire concerné retrouve chaque appel classé dans un espace en ligne et par email. La formule agent conversationnel va plus loin : elle dialogue avec l'appelant et répond directement aux questions courantes à partir des informations que vous fournissez, comme les horaires d'ouverture, l'adresse de l'étude ou les pièces à réunir pour un dossier. Dans les deux cas, vos clients gardent le sentiment d'une étude joignable et à l'écoute, même quand la salle de signature est pleine.
Ce qui vous fait perdre du temps
La signature ne peut pas s'interrompre pour répondre
Un rendez-vous de vente ou de succession mobilise le notaire pendant une heure ou plus, sans coupure. Pendant ce temps, les appels s'accumulent et le voyant du répondeur clignote sans que personne ne sache s'il s'agit d'une relance banale ou d'un virement du prix qui bloque une régularisation.
Les relances d'agences et de confrères se perdent
Agents immobiliers, notaires en second sur un dossier, banques pour un déblocage de fonds : ces interlocuteurs rappellent plusieurs fois par jour. Un message noté à la volée sur un post-it ou oublié en fin de journée retarde une signature déjà calée.
Le standard sature aux périodes de forte activité
Fin de trimestre pour les régularisations, rentrée de septembre sur l'immobilier, échéances fiscales des déclarations de succession : à ces moments, le volume d'appels dépasse ce que l'accueil peut absorber, et des clients raccrochent avant d'avoir laissé leur demande.
Les questions répétitives monopolisent l'accueil
« Quelles pièces dois-je apporter ? », « Où en est mon dossier ? », « Quels sont vos horaires ? » : ces demandes reviennent sans cesse et occupent la personne à l'accueil, qui ne peut plus traiter les appels réellement urgents.
Ce que Mankovoice capte pour vous
Acquéreur qui confirme la date de l'acte authentique
L'appelant veut savoir si la signature est maintenue et à quelle heure se présenter. Mankovoice recueille le nom des parties et le nom du dossier de vente, note la question et vous prévient pour qu'un rappel parte avant la date prévue.
Agence immobilière qui relance sur une pièce manquante
L'agent signale qu'un diagnostic ou une attestation attend d'être transmis pour débloquer le compromis. Le motif est identifié comme prioritaire, avec le nom du bien concerné, et remonte immédiatement au clerc en charge du dossier.
Héritier qui s'inquiète de l'avancement d'une succession
L'appelant demande des nouvelles du partage ou de la déclaration de succession. L'agent conversationnel peut confirmer que le dossier suit son cours et proposer un rappel, tout en consignant l'inquiétude exprimée et les coordonnées à jour.
Client hors horaires qui veut un rendez-vous
Le soir ou pendant la pause déjeuner, une personne souhaite prendre rendez-vous pour un projet de donation ou un contrat de mariage. Le motif, le type d'acte envisagé et le créneau souhaité sont notés et vous attendent à la réouverture.
Vos gains
Plus une signature ne coûte un client
Pendant que l'étude est mobilisée en rendez-vous, chaque appel est capté et résumé. Vous ne découvrez plus, trop tard, qu'un acquéreur pressé a rappelé un confrère faute de réponse.
Des appels triés par priorité, pas un tas de messages
Un déblocage de fonds bloqué et une simple demande d'horaires n'ont pas le même poids. Mankovoice distingue l'urgence de chaque motif pour que le notaire traite d'abord ce qui fait avancer un dossier.
Un accueil libéré des questions récurrentes
Les demandes de pièces, d'adresse ou d'état d'avancement trouvent une première réponse sans mobiliser votre équipe, qui se concentre sur la relation avec les clients présents à l'étude.
Vos outils au quotidien
Mankovoice s'intègre dans votre organisation, aux côtés des logiciels que vous utilisez déjà.
Comment ça se met en place
On cadre votre besoin
Un échange rapide pour comprendre votre activité et vos appels types.
On met en place votre standard
Numéro, message d'accueil et formule configurés par nos soins, sur votre numéro existant.
Vous recevez vos comptes-rendus
Chaque appel capté vous est résumé par email et dans votre espace, en temps réel.
FAQ — notaire
Est-ce que je conserve le numéro de l'étude ?
Oui. Vous gardez le numéro que vos clients, les agences et vos confrères connaissent déjà. Mankovoice prend le relais uniquement lorsque la ligne est occupée, que personne ne décroche ou en dehors de vos horaires d'ouverture.
Que se passe-t-il si je suis déjà en rendez-vous de signature ?
C'est précisément le moment où le service agit. Lorsque la ligne sonne dans le vide parce que vous êtes en salle de signature, l'appel est pris, le motif compris et résumé, puis remonté à l'étude sans vous interrompre.
Comment sont protégées les données des clients et des dossiers ?
Les appels sont traités dans le respect du RGPD, avec des données hébergées en Europe et un accès réservé à votre étude. Les résumés restent consultables dans votre espace en ligne, dans le même esprit de confidentialité que celui qui s'impose à votre exercice.
Le service peut-il répondre aux questions courantes à ma place ?
Avec la formule agent conversationnel, oui. À partir des informations que vous transmettez, il peut indiquer vos horaires, l'adresse de l'étude ou les pièces à réunir pour un dossier, et proposer un rappel pour tout ce qui relève du notaire.
Combien de temps prend la mise en place à l'étude ?
La configuration est rapide : vous précisez vos horaires, les motifs d'appel fréquents et les informations à communiquer, puis vous branchez le renvoi d'appel. L'étude est opérationnelle sans changer ses habitudes de travail ni son logiciel de rédaction d'actes.
Comment suis-je prévenu des appels reçus ?
Chaque appel capté vous parvient par email avec son compte-rendu, et reste classé dans un espace en ligne : motif, urgence, coordonnées et rappel souhaité. Le clerc ou le notaire concerné retrouve ainsi chaque demande, même après une journée entière en rendez-vous.
Prêt à ne plus rater un appel ?
Mise en place accompagnée, sans engagement.